februari 2018

Här får medarbetarna betalt för att reflektera

Efter att omorganisationen satt sig hämtade Tony Nilsson ny inspiration och började se över hur kan kunde vässa verksamheten ytterligare. Hans kreativa och modiga experiment rullades först ut på ledningsgruppen och nu får vi ta del av reaktionerna och resultatet.

YouCall är ett samhällskritiskt dotterbolag till SOS Alarm och Piteå Näringsfastigheter. Vid större olyckor och kriser, exempelvis branden i Västmanland, så är det YouCall som svarar på det nationella informationsnumret 113 13.  

Det första Tony gjorde när han klev in som VD för åtta år sedan var att kartlägga verksamheten. Han behövde både förstå företagets historia och nuläge. Han insåg snabbt att bilden som målats upp inte stämde överens med verkligen.

Resultatet av genomlysningen blev en omorganisation. Den administrativa styrkan bantades och förändringsresan tog fart. Det tog totalt tre år innan organisationen, strukturer och uppföljningar var på plats. Omorganisationen blev lyckad både ur verksamhets- och lönsamhetsperspektiv, men Tony fortsatte leta efter nya sätt att utveckla YouCall vidare.

Det var genom en affärskollega som Tony blev nyfiken på Mgruppens Executive MBA. Han la fram förslaget om utbildningen till koncernchefen som var positiv till initiativet.

- Mitt argument för vidareutveckling är att det finns risker med att vara chef länge vid samma verksamhet; man blir kär i sina egna idéer. Man har genomfört många bra saker under resans gång men ofta hamnar man efter några år i en förvaltande roll, istället för en utvecklande. Jag försöker därför ständigt att ifrågasätta och ompröva våra idéer, processer och arbetssätt med fokus på att verksamheten kontinuerligt ska utvecklas. Genom detta kan vi kontinuerligt sträva efter att bli bättre på det vi gör. Det finns alltid möjlighet att förbättra, men då får man inte vara rädd för att testa nya saker.

- För att lyckas med detta omger jag mig med ett starkt nätverk. Jag har ett par kompetenta mentorer som jag kan rådfråga och varje år avsätter jag egen tid för att kompetensutveckla mig själv. Syftet är att få ny input, fler verktyg och därigenom en personlig utveckling som ska gagna verksamheten, berättar Tony. 

Exprimentet tar fart
Det var efter att han tagit sin Executive MBA som idén med schemalagd tid för reflektion föddes. Han insåg hur vanligt det är med reflektion under semestern, då man slappnar av och varvar ner. Utmaningen var att få medarbetarna på företaget att göra det varje dag under sin arbetstid. Det är väldigt få som faktiskt reflekterar dagligen, man känner sig osäker över hur man ska göra och framför allt upplever man att tiden inte räcker till.

- Jag är övertygad om att alla har ett lika stort behov av reflektion. Alla som inte reflekterar i vardagen bör börja med att avsätta tid för att göra det. Det tvingar dig att stanna upp och tänka till. Ställ dig själv frågan: är allt det jag gör viktigt för verksamheten eller kan jag göra det jag gör på ett enklare sätt?

Även denna gång så var det nyfikenheten som drev honom. Han ville se vilken effekt det skulle få. Hans egen tro och förhoppning var att han skulle se en ökad produktivitet och mindre stress. Att det i slutändan skulle vara en förbättring både för medarbetarna och verksamheten. Så han samlade sin ledningsgrupp. 

Från och med nu så vill jag att ni ska sitta och reflektera fyra timmar i veckan. 10% av er arbetstid. Ni ska inte arbeta med ert vanliga arbete - ni ska tänka. Fundera på om allt du gör är relevant och fundera på vart du verkligen lägger ditt fokus. Finns det saker som går skala bort, finns det saker som går att förenkla?” 

Ledningsgruppen var till en början skeptiska. Deras VD ville att dom ”inte skulle göra någonting” när tiden knappt räckte till som det var. Tony berättar leende att de uppbenbart trodde att han blivit galen.

Projektet sattes i rullning och personerna fick frihet att själva välja hur, när och var de ville reflektera. Vissa lånade ljudböcker, andra tog en skogspromenad och någon satt på bibliotek eller café och läste eller funderade över sin arbetssituation.

Redan efter tre veckor kom responsen. Medarbetarna berättade att de kände sig gladare, lugnare och mer harmoniska. Det intressanta var att samtliga dessutom levererade mer och presterade bättre. Resultatet i siffror var mer positivt än vad Tony först trott. De gjorde lika mycket och i många fall mer på tio procent mindre tid.

Efter tre månader meddelade Tony att det var dags att avblåsa projektet; han uttryckte sig som att det kanske fanns något som var bättre än den reflektion som alla gjort. Ledningsgruppens tolkning var dock att Tony inte var nöjd. Även om han aldrig ordagrant sagt att de skulle sluta reflektera, var det exakt det dom gjorde. Det tog inte många dagar innan alla var tillbaka i samma gamla hjulspår.

För att se vad som skulle hända och hur det skulle utvecklas lät han tre månader gå förbi. Han hade då sett den negativa effekten av att alla slutat reflektera. Han frågade ledningsgruppen hur många som fortsatt sin dagliga reflektion - vilket ingen hade gjort. Så han fortsatte med frågan:  

Om ni levererar lika mycket på tio procent mindre tid och de här fyra timmarna får er att må bättre och prestera bättre -  tror ni då verkligen att jag vill att ni ska sluta att reflektera?”

Detta blev en ögonöppnare för ledningsgruppen och idag är betald reflektionstid applicerat i den administrativa organisationen. Projektet rullar därför vidare och målsättningen är att alla i verksamheten, även den operativa personalen, ska få börja med reflektion under 2018. Vår ambition är att vi ska kunna schemalägga reflektionstid för all personal, så att det blir en naturlig del av arbetsdagen.       

I vårt stressade samhälle där tid är en bristvara och förväntningarna ökar, så har Tonys icke vetenskapliga test visat på en framkomlig väg. Det går att få människor att prestera lika mycket eller mer på mindre arbetstid, och med många fördelar.

- Jag vågar påstå att det fungerar i de flesta verksamheter, säger Tony. Men det krävs mod att göra det. Idag är tid en bristvara och i många fall förväntas anställda arbeta övertid. Mindfulness är något som man ska göra på fritiden, men reflektion är egentligen en form av detta. Det ger så mycket positivt för alla inblandade.


Den frigjorda tiden 
När gruppcheferna i verksamheten började reflektera landade de i insikten att väldigt lite av deras arbetstid, faktiskt spenderades på ledarskap. Något som för många inte är så oväntat. Två månader senare med daglig reflektion, hade gruppcheferna frigjort trettiofem procent av sin arbetstid. När gruppcheferna fick mer tid över för ledarskapet påverkade det såklart samtliga anställda i positiv riktning. De fick ett ökat fokus och bättre stöd av sin chef, samtidigt ökade välbefinnandet och sjukfrånvaron sänktes.
 
-  All tid våra chefer kan frigöra av sin arbetstid, utan att det påverkar leverans och kvalité till kund, lägger vi på att kompetensutveckla dom. Det blir därmed ett incitament för dem och de vet att bollen ligger i deras egna händer. Desto mer tid de frigör desto mer tid får de över till utveckling som stimulerar dem. Detta genererar ett ökat fokus och verksamheten utvecklas hela tiden till det bättre. Varje år genererar verksamheten en högre omsättning med förbättrad lönsamhet. Detta gör vi med färre, gladare och framför allt mer harmoniska människor.

- Bara för att man är chef eller ledare så behöver man inte vara nån övermänniska som måste kunna allt och vara tillgänglig jämt. Jag tror på kreativa metoder för att skapa utrymme under arbetsdagen med syfte att få in mer tid för reflektion. Kanske lite motsägelsefullt kan det tyckas när man, genom att ta bort tid faktiskt kan öka lönsamheten. Nu ska vi vara tydliga med att det handlar egentligen inte om att vi tar bort tid från de anställda utan det handlar om att vi faktiskt frigör tid hos dem. Målsättningen är att vi ska försöka ta tillvara på hela den kollektiva intelligensen som finns i verksamheten.

Nyckeln till Tonys idéer är att som chef faktiskt våga lita på att de underställda kan sin sak och se dem som medarbetare som vill bidra. Lita på att alla har en inneboende vilja att göra ett bra jobb oavsett var de jobbar eller när de jobbar så kommer resultaten att komma.


Klicka här för att läsa mer om vår Executive MBA

Executive MBA