Forskningen om mailpepp: ett effektivt ledarverktyg

Susanne Tafvelin är utbildad psykolog och Universitetslektor vid Institutionen för psykologi på Umeå universitet. Idag forskar hon kring det som hon tidigare arbetade med som konsult; ledarskap, ledarträning och hur man kan få personalen att må bra och samtidigt prestera på en hög nivå.

Målsättningen med de uppmuntrande mailutskicken var att hjälpa deltagarna hålla träningen med Self Determination Theory varm mellan träffarna och samtidigt hjälpa dom att främja sin egen personals behov och inre motivation. Exempel på mailutskick kunde vara:

”Denna vecka ska du tänka på att förklara varför, när du ber personalen göra nånting.”

”Vid nästa arbetsträff ska du fråga efter personalens åsikt innan du tar beslut”

”I veckan vill vi att du väljer ut någon ur personalen och frågar hur hen mår”

”Tänk på hur du ger feedback”

Så gick det till
Testet pågick under tolv veckor där deltagarna från början fick tre mail i veckan. Det tunnades sedan ut till två och slutligen ett mail i veckan. Det var tydligt att deltagarna uppskattade repetitionen och påminnelsen om utbildningen mellan träffarna. De uppskattade även de enkla övningarna som hjälp; speciellt eftersom mailen fanns kvar i deras inkorg och kunde läsas igen vid behov.

- Det jag och mina kollegor lärde oss var att man kanske inte ska skicka mail tre gånger i veckan. Det uppfattade som lite för ofta i början. Det var även av vikt att jobba med layouten för att få det enkelt och använda tilltalande bilder, berättar Susanne.

De märkte även att övningarna, som i början var väldigt enkla med ”tänk så här” eller ”gör så här” var lättare att ta till sig jämfört med övningarna som var mer komplicerade och krävde att deltagarna exempelvis skulle reflektera och sammanfatta.

- Slutsatsen är att mailpepp är mycket uppskattat. Det viktiga är att man håller peppen enkel. Kräv inte för mycket reflektion eller arbete för dom som är mottagare. Mailpeppen ska istället fungera som en påminnelse, uppmuntran och inspiration, förklarar Susanne.

Telefon eller mail?
Deltagarna delades även in i två grupper där den ena gruppen fick telefoncoachning istället för mailpepp mellan träffarna. Det visade sig att epostutskicken var mer effektiva och hade nog så bra effekt som telefoncoachning.

- Detta var självklart en väldigt intressant upptäckt eftersom epostutskick är betydligt mindre personalintensivt än telefoncoachning, berättar Susanne.

Framtiden
Susanne tror att framtiden för att peppa sina medarbetare digitalt ser ljust ut. Vi kommer se mer av digitala förstärkare i form av appar och sms som på olika sätt håller utbildningen igång och påminner om innehållet. Vi på Mgruppen kan bara hålla med då vi ser en ökad efterfrågan på digitala förstärkare som Blended Learning.