Så ger du feedback som funkar

För det första, om du vill använda feedback som verktyg så måste det finnas goda intentioner. Du ska vilja personer väl och använder feedback som verktyg för att få andra att växa och utvecklas. Det finns olika feedback-modeller och vi vill inte låsa fast oss vid en. Men det alla modeller har gemensamt är att det börjar med någon typ av observation; en händelse eller en upplevelse. Observationen utgår från dig själv och förmedlas i jag-budskap.

Det jag upplevde i den situationen och den känsla jag fick är det jag vill berätta om. Det  jag berättat om har också en konsekvens och slutligen har jag ett önskemål om hur jag hellre hade velat ha det. 

Detta är något som kan bottna i irritation eller frustration. Om man innerst inne vill straffa, korrigera eller sätta dit någon, så handlar det mer om ett korrigerande samtal och inte feedback. För i den stunden så vill man inte den personen väl. 

Tänk dig att du är förbannad på någon och ska framföra din åsikt i det känslotillståndet. Detta kommer bli svårt för mottagaren att ta till sig och mest troligt kommer ditt budskap inte landa in väl. God intention är nyckeln till att ge konstruktiv feedback och det är långt mycket viktigare än exakt hur man gör det. Psykologiprofessorn Albert Mehrabians forskning visar hur viktig vår icke-verbala kommunikation är när vi vill förmedla känslor och behov. Som man gör när man ger feedback.

7%    motsvarar orden som kommer från din mun
38%  är betoning och tonläge
55%  står ansiktsuttryck och kroppsspråk för

För att din feedback ska landa väl hos mottagaren så finns det några saker du måste ta i beaktning. Din feedback måste vara konkret, specifik, direkt och personlig samt aktuell. Låt oss förklara det närmare.

Aktuell
Det är inte helt ovanligt att man samlar på sig en del irritationsmoment över lång tid. Men tillslut rinner bägaren över och då kommer allt på en gång – både det som hände på gårdagens möte och på konferensen i Åre för två år sedan. Låt inte det hända. Feedback ska inte vara något man samlat på sig som en hamster och tar upp på årsavstämningen, den ska vara aktuell för nuet.

Direkt och personlig
Att bli budbärare av någon annans kritik med ett ”jag hörde att…” kommer resultera i att mottagaren direkt hamnar i försvar. Den första frågan du får tillbaka kommer vara ”vem har sagt det?”. Här vill vi hamna så högt upp på feedbacktrappan som möjligt för att minimera försvar och öka våra chanser till förståelse.

Specifik 
Med specifik menar vi att du ska undvika generaliseringsord som alltid eller aldrig. Använd istället ord som imorse eller i torsdags. Se till så att din feedback är så pass aktuell att du kan bli specifik i dina ordval.

Konkret
Meningen ”jag upplever att du skapar dålig energi på mötet” är väldigt abstrakt. Energi och utstrålning är ord som ger mycket till fantasin. Din feedback ska vara så konkret att du ska kunna se, höra och känna. Ett exempel på konkret är ”när du  tittar ut genom fönstret när jag pratar med dig så känner jag…”.

Med Sandwich-modellen, som var omåttligt populär på 90-talet, bakar du in det sura och negativa mellan två positiva saker. Om du lyckats bygga tillit så kan du säga hej då till den tilliten om du använder Sandwich-modellen. För vem vill höra:

– du är så uppskattad hos oss!  
– jag har dock sett att du missköter dig.
– bra jobbat med affären förresten. 

Det du däremot kan ta till dig är John Gottmans forskning inom Positive Psychology. Gottman har studerat vad som är hemligheten bakom lyckliga, livslånga äktenskap och kommit fram till att svaret är en viss fördelning av positiv och negativ feedback. Något som vi kan applicera på alla relationer.

Enligt Gottmans 5:1 ska det vara 5 plus i relation till 1 minus och då fördelat i en relation över tid. Om jag bara ger dig negativ feedback så blir det inte bra; jag behöver ge dig fem gånger så mycket positiv som negativ. Varför? Jo, för att vår hjärna är programmerad så att det negativa är det som fastnar bäst och därför behöver det en rejäl motvikt. Du kan inte ge för mycket positiv feedback.

Feedback ser väldigt olika ut från land till land, så var observant på det. Erin Meyers Culture Map beskriver ett antal olika värdeskalor för olika kulturer. I nedan översättningsmodell mellan Holland och England får vi se vad chefen menar med sina ord och vad medarbetaren hör honom säga.

Det är många som har svårt att ta emot positiv feedback och vanligt är att personen man vill höja kontrar med ett ”äsch det var väl inget” eller ”jag gjorde bara mitt jobb”. Istället för att suga in och ta till sig det positiva så ursäktar man sig. Träna på att säga tack och ta emot det positiva – vi behöver mer av den varan.

Vill du lära dig med om hur du kan ge feedback och arbeta med kommunikation i rollen som chef eller ledare? Ta en titt på våra chefs- och ledarskapsutbildningar – Chefakademin har utvecklingsprogram som passar ledare på alla nivåer!